Prowadzenie dużej, scentralizowanej firmy nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem. Gdy Twój biznes rozwija się, możesz go podzielić na mniejsze i założyć siedziby w różnych miastach.
W takim przypadku pojawiają się także problemy – wynajęcie kilku lokali biurowych w różnych miastach to duży koszt dla firmy. Jak dobrze wiesz, koszty powinno się maksymalnie ciąć, dlatego dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług wirtualnego biura. Jest to znacznie tańsze, niż wynajmowanie normalnego biura, a dodatkowo możesz skorzystać z szeregu usług dodatkowych, takich, jak na przykład odbieranie telefonów przez wirtualny sekretariat i odbieranie poczty.
Szybkie założenie filii
Z takich usług korzystają przede wszystkim firmy, które prowadzą działalność gospodarczą przez internet, a także adwokaci, architekci i inni przedstawiciele wolnych zawodów. Z wirtualnego biura może skorzystać także firma, która prowadzi interesy w całej Polsce.
Dużą zaletą takiego rozwiązania jest to, że można szybko rozwinąć swoją firmę bez inwestowania pieniędzy – wirtualne biura są tanie.
Założenie siedziby w wirtualnym biurze to zwykle wymiana kilku e-maili z jego pracownikiem. Gdy tylko otrzymamy umowę (zwykle drogą pocztową), możemy zakładać nową siedzibę. To ogromna oszczędność czasu w porównaniu do zwykłego biura. Nie musisz inwestować w nowe meble ani w wyposażenie biura, a zyskujesz możliwość współpracy z klientami z innych rejonów Polski.
Korzyści dla klientów
Wiele wirtualnych biur oferuje także usługę udostępnienia sali na godziny. To idealne rozwiązanie, gdy chcesz się spotkać z klientem z innego miasta. Niektórzy klienci nie są przyzwyczajeni do prowadzenia interesów przez komputer i wolą tradycyjne negocjacje. Dzięki wynajęciu sali na godziny w wirtualnym biurze, zapłacisz za nią tylko wtedy, gdy będziesz jej potrzebować, na przykład na czas kontroli skarbowej.
Firma, która ma kilka oddziałów w Polsce, jest postrzegana przez klientów jako rzetelny partner. To wrażenie jest jeszcze większe, gdy te adresy są zarejestrowane w najlepszych lokalizacjach w Polsce. Jeśli nie skorzystasz z usługi wirtualnego biura, koszt wynajmu biur będzie ogromny.
Oszczędność czasu
Wirtualne biuro to także oszczędność czasu na prowadzenie korespondencji. Większość biur oferuje możliwość przesyłania firmowej poczty na twój adres e-mail, dzięki czemu odbierzesz faktury i powiadomienia z urzędów. Pomyśl, jak dużo czasu poświeciłbyś na dojazd do innego miasta, gdy tylko do firmy przyjdzie ważny list.
Zarejestrowanie firmy pod adresem wirtualnego biura to także szansa dla firm, w których pracownicy mogą wykonywać pracę z domu. Dzięki założeniu adresu firmy w różnych miastach, łatwiej pozyskasz klientów ceniących sobie współpracę na rynku lokalnym i podzielisz zasoby ludzkie do obsługi różnych klientów. Na stronie firmowej możesz też umieścić adresy wszystkich oddziałów. Dzięki temu klient zadzwoni lub wyśle e-mail do tej filii, która leży najbliżej niego, a ty będziesz mógł przydzielić jego obsługę odpowiednim osobom.
Inne korzyści
Wirtualne biuro to możliwość uproszczenia funkcjonowania firmy i odciążenia jej głównej siedziby. Filia jest jednostką niezależną, dlatego łatwiej jest kontrolować jej prace i osiągi, a także motywować pracowników. Liczy się też to, że pracownik może z jednego miejsca obsługiwać klientów z całej Polski, którzy będą mieli wrażenie, że kontaktują się jedynie z filią danej firmy. Takie rozwiązanie jest przydatne dlatego, że klienci mieć przydzieloną jedną osobę do obsługi, co znacznie upraszcza rozwiązywanie problemów.